其他因素，如不同的協議，以及不同的開票選項也可能存在問題。 確保沒有任何錯誤或導致問題。 必須考慮許多因素，並且您必須確保所有工作都及時正確地完成。
您可能需要一個有用的數字工具來組織事物，但是您如何使技術對您有利，以及它如何幫助您的公司？ 讓我們研究一下第三方物流提供商的會計軟件和工具的主要類別，以及如何使用數字解決方案來解決發票問題。
什麼是 3PL？
如果您擁有一個零售網站，那麼訂單履行對您的業務運營至關重要。 隨著公司的擴張，您會發現在內部處理客戶訂單不再實用。
第三方物流可以提供幫助。 在 3PL 計費和發票的幫助下，企業可以外包運營物流，從倉庫到配送，從而騰出時間專注於組織的其他方面。
第三方物流供應商提供與供應鏈物流相關的廣泛服務。 物流、倉儲、揀貨、包裝、庫存計劃、訂單處理、運輸和物流服務都包括在內。
“第三方物流”一詞可能沒有被使用，但在 1970 年代和 1980 年代，企業開始將其進出物流需求外包給外部各方。
由於 3 年代和 1990 年代電子商務的發展和擴張，“2000PL”一詞已變得司空見慣，並且 3PL 擴大了其產品範圍。 第三方物流是用於描述倉庫運營和運輸服務的綜合供應鏈的術語。
3PL計費 過程
- 簽署協議。 您必須與客戶建立發票協議，其中包括所有細節，包括開票頻率、提供的服務、價格、特殊條款和付款方式。 有關您的合法權利和義務的信息，請參閱《統一商法典》第 7 節。 您還可以從國際倉儲物流協會 (IWLA) 查找合同條款和開票程序的行業標準。
- 為交易收集數據。 完成合同中概述的服務後，您將收集有關該客戶採取的所有行動的數據，例如時間和人工報告、工作訂單、採購收據、訂單履行報告、供應報告等。 如果您提供增值服務，當然也包括在內。
- 計算。 根據計費協議，您可以決定需要為哪些服務開具發票以及收取多少費用。 某些服務（如存儲）可能按月計費； 其他（如選擇和包裝）通常按項目計費。
- 編寫和發送發票。 最後，你給你的客戶一張包含所有費用清單的發票。
Principal 3PL 計費和發票問題
1. 缺乏消費者知名度
– 客戶經常詢問，“我們為什麼要為此付費？” 或“這個賬單到底是乾什麼用的？” 客戶必須了解他們購買的是什麼。 如果您的發票是手動或使用過時的技術完成的，您將無法充分解構您的報價、提供必要的信息，甚至無法證明統計數據的準確性。 如果您不必驗證和解釋發票上的每個行項目，那將是一個多麼美好的世界！
2. 信息脫節
– 許多操作每天都在倉庫中進行。 如果您的倉庫管理和計費流程之間沒有直接聯繫來監控和記錄每一項活動，那麼您更有可能忽略一些事情。 當然，未計費操作是那些未被發現的操作。 你不想賠錢，是嗎？ 不，因為這意味著收入損失。
3.時間延遲
– 關於較早的問題，延遲計費是一種令人惱火但很常見的現象。 在這種情況下，需要精確，而不僅僅是一種美德。 您可以通過在適當的時間向客戶提供適當的賬單來證明您的可靠性並贏得客戶的信任和合作。
4. 人為錯誤
– 好吧，鑑於我們描述的計費問題，這個問題應該相當明顯。 如果在 Excel 電子表格或紙上進行計算，出錯的可能性太大。 結果，如果您少收費，您要么賠錢，要么消費者對額外費用不滿意。 此外，您的會計人員需要額外的時間，因為需要更正和重寫文檔。
5. 不同的客戶協議
– 因為每個消費者都是獨一無二的，所以您經常需要提供定制的方法來贏得競爭對手的青睞。 這導致提供特定價格、做出獨一無二的安排和推廣獨家折扣，但在製作個性化賬單時也會產生復雜性。
如何改進您的 3PL 計費和發票管理：
1. 自動化您的 3PL 客戶發票
您的 3PL 計費管理操作可能會自動進行，以進一步消除人工交互。 下一步是開發規則集以允許自動 3PL 客戶計費 一旦您的運輸系統已鏈接並且您的數據已在您的包裹跟踪和商業智能 (BI) 平台中收集和標準化。
並非所有 3PL 在發票管理和發票程序方面都是相同的。 由於其獨特的業務需求，每家公司將有不同的運營商、定價計劃、客戶協議和折扣，從而增加了客戶計費流程的複雜性。
這就是為什麼擁有一個能夠處理無限數量的規則集并快速解析數百萬條記錄的邏輯分析工具至關重要的原因。
通過整合他們的各種業務系統，3PL 可以更好地利用他們的物流分析工具來生成客戶發票，並通過自動將數據推送回目標系統來有效地處理付款。
2. 將您的運輸技術堆棧整合在一起。
整個包裹運輸技術堆棧的完整系統集成是改進 3PL 包裹分析和發票流程的第一步。 要利用關鍵業務數據，您用來交付包裹的每個系統都必須鏈接起來，並將數據提供給您的包裹分析和 BI 平台。
使用可靠的包裹分析系統，該系統提供單一的事實來源，並通過映射數據字段和定期導入完整的運輸數據來允許數據驅動的決策。
聚合和標準化您的數據是集成包裹遞送技術堆棧的下一階段。 存儲在 TMS、WMS、OMS 和運營商系統中的數據中的字段或列名稱經常不匹配。 一個文件中的帳戶名稱可以稱為另一個文件中的客戶名稱。 除非您使用可以在導入時對數據進行規範化的解決方案，否則數據中的非標準字段將對理解和分析造成巨大挑戰。
選擇可以接受各種形式的數據並在導入過程中自動更改數據的包裹分析和商業智能平台至關重要。
傳統的包裹分析技術經常需要嚴格的數據導入格式，將手動更新數據的責任交給人力資源。 最小的企業發現這效率低下且耗時，但對於重要的托運人和 3PL，人機界面很快就會在整個運輸系統中造成瓶頸和困難。 為了提高生產力並減少人類接觸點，請確保您使用了一種可以從各種來源和格式提取數據的高級分析。
使用 3PL 計費和發票的好處
使用 3PL 供應商可能有幾個好處。 最顯著的好處是，通過外包這些操作，您可以專注於發展您的企業的銷售、營銷和產品線。 外包 3PL 後，您有額外的資源和時間。 以下是其他一些好處：
- 通過滿足他們對常規次日或當日交付的期望來改善客戶體驗。 因為您可以訪問 3PL 廣泛的分銷網絡，所以無論訂單發送到哪裡，您都可以提供快速交付。
- 節省開支。 在不運營自己的空間和員工的情況下，它可能會在存儲方面節省大量成本。 此外，提供有效庫存預測的公司可能會幫助您最大限度地提高庫存水平並減少庫存商品的費用。
- 必要時上坡或下坡。 大多數企業的需求全年都在變化。 通過使用 3PL，您可以更有效地控制高峰和低谷，而不是做出不必要的資本承諾。
